中国国际贸易促进委员会长沙支会：2026长沙国际采购暨贸易便利化区域协同会会务服务项目采购需求公开

一、功能及要求：

一、技术及服务要求

1.供应商应根据大会定位和采购人要求，完成总体策划、资源对接、视觉设计、会场搭建、会议执行、嘉宾接待、宣传推广、翻译服务、交通组织、安全保障及成果总结等工作，并制定总体执行方案、进度安排、人员分工、接待方案、交通方案、宣传方案和应急预案。

2.负责集中对接大会、3场专题会及实地考察的流程策划、议程衔接、领导致辞、需求发布、区域推介、企业路演、供需对接、现场导演、座次安排、交通保障、考察点准备和同声传译等服务。提前收集企业采购、技术、服务及合作需求，形成供需清单，开展会前匹配、现场对接和会后跟踪。

3.根据活动规模提供酒店住宿、餐饮、领导会见室、主会场及3个专题会场，完成舞台、灯光、音响、视频屏幕、地毯、控台、签到区、背景板、导视系统和会议展区搭建、调试、彩排与现场管理。

4.配备主持人、导演、翻译、专业语种导游、摄影摄像、礼仪、速记、场务及志愿者，做好会议资料设计印刷、嘉宾报名签到、证件管理、资料发放、接送站、考察车辆及办公设备保障。

5.***平台，满足报名审核、需求收集、签到、日程提醒、资料查询、视频直播和照片直播等功能，并按要求移交相关数据。

6.制定活动宣传方案，完成前期预热、会期报道、媒体接待和会后成果宣传，制作1条约5分钟的中英文宣传片，整理新闻稿、图片、视频及媒体报道资料。

7.做好安保、安检、医疗、网络、消防、食品安全、交通组织和突发事件处置，确保活动安全有序。

二、活动时间

2026年11月上旬，为期2天。

三、举办机构

主办：长沙市人民政府

承办：长沙市贸促会、长沙市物流口岸办

四、活动规模及参会人员

来现场中外企业500家，参会人数约700人。

1.国际采购商、供应商、服务商、跨国公司；

2.世界自由贸易区、中外合作境内外园区、保税区；

3.国际贸促机构、国际商协会、***平台；

4.中国贸促会各行业分会和专业委员会；

5.海南自贸港、粤港澳大湾区、长三角、京津冀、****城市群、成渝、边贸地区等开放前沿地区企业；

6.长株潭本地企业；

7.省市领导及市直部门、区县市、园区代表。

二、相关标准：

详见采购需求。

三、技术规格：

详见采购需求。

四、交付时间和地点：

1、时间：拟于2026年11月上旬在长沙举办，会期2天（最终以实际情况为准）

2、地点：（最终以实际情况为准）

五、服务标准：
六、验收标准：

1.验收以采购文件、合同、投标响应文件、经确认的执行方案及实际完成情况为依据。验收内容包括会议活动完成情况、供需对接、住宿餐饮、会场搭建、人员服务、嘉宾接待、交通保障、***平台、宣传推广、公共安全及成果资料移交等。

2.供应商应提交项目总结、执行方案、签到资料、速记稿、设计成品、宣传片、图片视频、媒体报道、平台数据等结算支持资料。

3.项目内容全部完成、服务数量和质量符合要求、资料完整移交且未发生因供应商责任造成的重大安全事故或重大服务差错，方可验收合格。存在缺项或质量问题的，应限期整改；整改后仍不合格的，采购人有权扣减费用并追究违约责任。

七、其他要求：

付款方式及结算要求

1、付款人：中国国际贸易促进委员会长沙支会（国库集中支付）。

2、付款方式：合同签订后五日内，甲方向乙方支付合同总金额的50%，本项目整体结束后，完成结算并验收通过后20个工作日内，甲方向乙方支付合同总金额的50%的费用。

3、磋商文件已列明数量，但合同履行过程中变更调整的，按照成交供应商所报单价据实调整。

4、 磋商文件未列明的工作项，合同履行过程中经采购人确认需要增加的，该部分按照审计结果进行结算。

其他要求：

1、 成交供应商须接受采购人的管理和检查、考核以及监督。

2、成交供应商拟派项目管理团队人员数量应充足，整体岗位配置齐全，人员配备科学，岗位职责清晰，项目负责人应具有带领团队提供类似会务服务的经验和能力。

3、执行过程中可根据实际情况，采购人与成交供应商协商后对项目需求进行相应调整。

4、成交供应商在项目进行过程中应严格遵守安全规定，符合采购人就场地秩序、安全等方面。

5、成交供应商须为其项目执行过程中所有工作人员购买工伤保险和意外保险，服务期间发生的任何意外事故，均由成交供应商负责。成交供应商人员在履行会务服务中，因故意或严重过失造成第三方人身和财产损害的，成交供应商应承担相应的责任。

6、投标报价应综合考虑每一项标的及项目全生命周期内可能产生的所有成本，逐项进行详细的价格测算，并严格按照招标文件约定的要求进行报价。供应商的投标总价及各分项单价均不得超过采购文件规定的最高限价。供应商应根据项目实际需求，全面、审慎地评估完成本项目所需的设备、材料、配件、辅材，以及运输、装卸、仓储、安装、调试、验收、技术支持、售后服务、保险、税金、利润及人工、管理等一切相关费用。一旦中标（成交），在项目实施过程中出现的任何遗漏、不足或偏差，均视为已包含在投标报价中，由成交供应商自行承担，采购人不再另行支付任何费用。

7、成交供应商必须确保本项目如期如质，如有未按照需求提供的，服务工作不到位、不及时、或有违约现象，采购方有权提出异议，成交供应商须在在合理范围内寻求最优方式解决；如因为成交供应商原因严重影响服务质量，采购方有权终止合同,无须支付余下尾款，并要求成交供应商承担相应赔偿责任。

8、根据《关于印发〈政府集中采购目录及标准〉、推进集中采购以及进一步规范政府采购活动的通知》（长财采购〔2025〕22号）关于加强采购结果审查的要求，采购人将在发布中标（成交）结果公告前，对中标（成交）候选供应商的投标（响应）文件进行审查；在政府采购合同签订前，将对其他投标供应商的投标（响应）文件进行审查。审查内容包括但不限于：投标（响应）文件中的技术服务方案、商务条款是否满足采购文件要求，所提供证明材料的真实性、合法性。?

8.1审查方式（包括但不限于）：通过国家认可的官方渠道对证明材料进行在线核查；对无法在线核查的材料，向材料出具单位发函核实或请求相关部门协助核查；要求中标（成交）候选供应商提供相关证明材料原件进行核对等。

8.2若中标（成交）候选供应商无法提供、提供材料不满足采购要求或存在虚假情况的，采购人有权不确认其成交资格，并按提供虚假材料谋取成交追究其法律责任。成交候选人承担由此产生的一切后果。

8.3核查过程中如发现投标人提供虚假材料，采购人将书面报告本级财政部门依法处理。

9、供应商在参与投标前，须自行核验投标（响应）文件中所有证明材料的真实性、完整性及有效性，此为投标主体应尽的法定义务，未履行核验义务导致的一切后果由供应商自行承担；供应商提供《中小企业声明函》的，则还须确保函中所填写的从业人员、营业收入、资产总额、企业类型等数据的真实性，不得随意填写，该数据真实性亦纳入投标文件证明材料核验范畴，因数据不实引发的相关责任由供应商自行承担。

10、若采购人发现供应商提供虚假材料，采购人将向本级财政部门书面报告。

11、依据《中华人民共和国政府采购法》第七十七条，若供应商在本项目采购活动中提供虚假材料谋取中标、成交，将面临以下后果：

11.1处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款；

11.2列入不良行为记录名单；

11.3在一至三年内禁止参加政府采购活动；

11.4若有违法所得，将并处没收违法所得；

11.5情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；

11.6若构成犯罪，将依法追究刑事责任。同时，一旦查实提供虚假材料，其中标、成交结果将被认定无效。请各供应商务必确保所提供材料真实、合法、有效。

12 供应商在投标期间，如需踏勘现场，有关费用自理，踏勘期间发生的意外自负，服务期间如果发生意外，所有经济及法律责任由成交人自负。

对于上述项目要求，供应商应在响应文件中进行回应，作出承诺及说明。

采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。